Tipp 1: Bedürfnisse klären
Was ist der Anlass der Reise? Soll gefeiert oder gelernt werden? Steht ein spezifischer Ort im Zentrum oder ein gemeinsames Erlebnis? Werden Sie sich zuerst klar über Ihr Ziel und Ihre Bedürfnisse. Dann lässt sich eine Gruppenreise viel einfacher und fokussierter planen und Sie verlieren nicht unnötig Zeit.
Tipp 2: Reisegruppe berücksichtigen
Ist die Teilnahme an der Gruppenreise freiwillig, sollten Sie zuerst klären, ob überhaupt genügend Interesse besteht. Danach steht die Frage im Zentrum, wie gut Sie die Reisenden und deren unterschiedliche Bedürfnisse kennen. Versuchen Sie, Fitnesslevel, Interessen, Essenswünsche und Vorlieben bestmöglich zu berücksichtigen. Bei sehr diversen Gruppen hilft es, bei den Aktivitäten verschiedene Optionen anzubieten, damit für alle etwas Passendes dabei ist.
Tipp 3: Zeit und Budget beachten
Wie viel Zeit haben oder benötigen Sie – nur ein Wochenende oder gleich eine ganze Woche? Beachten Sie zudem den Zeitpunkt: Während der Hochsaison für Gruppenreisen (Juni und September) sind viele Reiseziele bereits gut gebucht, und Flüge sowie Unterkünfte nicht nur knapp, sondern auch teurer.
Das Budget entscheidet mit, ob eine stilvolle Unterkunft mit Einzelzimmer oder eher ein Mehrbettzimmer für preissensible Gruppen die bessere Lösung ist. Daher empfehlen wir Ihnen, vorab das Budget oder immerhin einen Budgetrahmen festzulegen.
Tipp 4: Ablauf im Detail planen
Eine Gruppenreise besteht aus mehr als nur Anreise und Unterkunft. Denken Sie an Transfers, Aktivitäten, Restaurants und Ausflüge und planen Sie die Tage entsprechend. Beachten Sie beim Zeitplan, dass mit einer Gruppe alles länger dauert – sei es der Check-in im Hotel oder der Transfer zum nächsten Programmpunkt. Ein klar strukturierter Ablauf hilft, das Zeitmanagement und den Überblick zu behalten.
Tipp 5: Freude haben
Gruppenreisen zu organisieren, kann herausfordernd und zeitintensiv sein. Wenn Sie diese Verantwortung übernehmen, sollten Sie Freude daran haben. Auch die Gruppenleitung während der Reise ist eine wichtige Aufgabe. Wer übernimmt sie und sorgt dafür, dass die Gruppe unterwegs nicht nur gut gelaunt und beisammen ist, sondern zur richtigen Zeit auch am richtigen Ort? Wenn Sie die Reise zusammen mit der Gruppe lieber entspannt geniessen möchten, übernimmt diesen Job am besten eine professionelle Reiseleitung.
